湘建执〔2021〕62号

 

湖南省住房和城乡建设厅

关于印发《湖南省住房城乡建设领域行政执法

案卷管理规定(试行)》的通知

 

各市州住房和城乡建设局、城市管理和综合执法局、住房公积金管理中心,长沙市城市人居环境局:

现将《湖南省住房城乡建设领域行政执法案卷管理规定(试行)》印发给你们,请遵照执行。试行过程中如有建议或意见请及时反馈厅城市管理和执法监督局。

湖南省住房和城乡建设厅

2021年4月13日

湖南省住房城乡建设领域行政执法

案卷管理规定

(试行)

 

第一章  总则

第一条  为进一步规范我省住房城乡建设领域行政执法案卷的整理立卷、归档管理和档案利用工作,依据《中华人民共和国档案法》《国务院办公厅关于全面推行行政执法公示制度执法全过程记录制度重大执法决定法制审核制度的指导意见》等法律和政策文件,结合我省实际,制定本规定。

第二条  本规定适用于我省住房城乡建设领域行政执法机关行政执法案卷的管理。

本规定所称行政执法机关是指我省各级住房城乡建设、城市管理综合执法、住房公积金管理、人居环境等履行行政处罚、行政强制、行政检查、行政许可等行政执法职能职责的部门(单位)。

本规定所称行政执法案卷是指我省住房城乡建设领域行政执法机关在履行行政处罚、行政强制、行政检查、行政许可等行政执法职能职责中,制作使用的文书、依据的证据载体,以及其他具有法律效力或者法律意义的材料等,并根据一定顺序组成的书面文件。

第三条  行政执法案卷属于行政执法机关档案的组成部分,应按规定整理立卷归档。

第四条  行政执法案卷应做到材料齐全,手续完备;科学编目,利于检索;装订规范,利于保存。

第五条  行政执法机关应设置行政执法案卷档案室,明确行政执法案卷专职或兼职档案员负责案卷档案管理工作。

第二章  整理立卷装订

第六条  行政执法案卷的整理、立卷、装订工作由具体承办行政执法事项的行政执法人员负责。行政执法人员在行政执法过程中应注意收集、保管与行政执法相关的文书等材料,并在整理立卷时做好材料的筛选、检查、修补工作,确保真实、完整。

第七条  行政执法案卷装订应使用统一规范的卷皮。

行政执法案卷装订时,应当按照行政许可、行政处罚决定书(含送达回证)或行政检查通知书等在卷首,其他材料依照工作流程的顺序排列。

第八条  行政执法案卷中不宜公开的材料,应另行装订副卷。不能随卷保存的证据,应注明内容、数量、时间、责任人和存放地点。

第九条  以下材料在案卷整理立卷时不装订:

(1)内容重复的材料;(2)法律、法规、规章;(3)没有定稿的文书;(4)与案件无关的材料。

第十条  行政执法案卷材料较多时,可按顺序分册装订,卷内文件目录附于首册,各册的页号相连。

第十一条  行政执法案卷内的文书材料应统一使用国家标准A4型纸。纸面过大的应按卷面大小折叠整齐,纸面过小的应加贴衬纸,难以辨认的应当附上抄件,不适宜托裱的材料可使用证物袋装袋附卷。已破损、褪色或者容易破损、褪色的文书材料应进行托裱、修补或复制,装订部位过窄或者有字迹的材料,应用纸加衬边。

第十二条  文书材料书写应使用黑色水笔或钢笔,也可用机器打印,字迹要工整、清晰。

第十三条  文书材料为复印件的,应将复印件与原件核对并加盖“与原件核对无误”的印章或由原件持有者(或核对人员)签注“与原件核对无误”并签章。

第十四条  行政执法案卷材料排列后,应装订整齐,不能漏订。案卷装订时应去除订书钉等金属物及其他杂物(特殊材料除外),卷底装订线上应贴上封条并加盖骑缝章。

第十五条  行政执法案卷材料应按顺序逐页编写页码。页码一律用阿拉伯数字编在右上角(背页有内容的编在左上角),页码编写可用铅笔,字体要整齐、清楚。卷宗封面、卷内文件目录、备考表、封底等不编写页码。

第十六条  行政执法案卷内文件目录应按材料排列顺序逐件填写,每份文件(材料)编一个顺序号。卷内文件目录应包括序号、题名、文号、日期、页号、备注等内容。若文件(材料)没有题名或题名不规范的,可以自拟题名,外加“[ ]”号,文件日期以阿拉伯数字标注,年、月、日用“.”代替。

第十七条  行政执法案卷卷皮应使用软卷皮,软卷皮设封面和封底。封面内容包括案号、案件名称、立案日期、结案日期、保管期限、归档号等。

第十八条  行政处罚、行政强制、行政许可等行政执法案卷应以决定书文号作为案卷案号。

已生效的行政许可、行政处罚决定被撤销并且重新作出决定的,其案卷案号应以新的决定书文号确定。原案卷也应整理登记并妥善保管,封面标注“被撤销”字样,并将作出撤销决定的相关材料(行政复议决定书、行政裁判文书)随卷保存,并在行政执法机关年度行政执法案卷卷宗目录中注明“被撤销”。

第十九条  行政执法机关要依法做好照相机、录音机、摄像机、执法记录仪、视频监控等电子技术监控设备记录的管理工作,确保记录规范、合法、有效。其记录归档应符合下列要求:

(一)采用电子技术监控设备记录的,行政执法人员应当在电子技术监控设备记录制作完成后24小时内,将记录信息存储至指定的行政执法信息系统或者专用存储设备,不得自行保管。

(二)连续工作、异地执法或者在偏远、交通不便地区执法,确实无法及时存储相关记录信息的,应当在返回单位后24小时内进行存储。

(三)对作为行政执法证据使用的电子技术监控设备视听记录,应当按照视听资料证据审查和认定的有关要求,制作成光碟并附文字说明,注明制作方法、制作人、制作时间、证明对象和记录内容说明等信息,作为附卷归档保存。

第三章  归档管理

第二十条  行政执法机关的行政处罚、行政强制、行政许可等行政执法案卷,应当在行政执法行为完成后30日内,移交行政执法案卷档案室归档管理。

行政执法机关的行政检查等行政执法案卷由负责行政检查的行政执法人员立卷整理装订,并妥善保管。具备集中保管条件的可集中管理。

案卷归档时,应对案卷进行验收,并在验收合格后办理交接手续。不符合规定要求的,由具体承办行政执法事项的行政执法人员负责重新整理立卷装订。

第二十一条  行政执法机关应定期检查行政执法案卷的整理立卷装订工作和行政执法案卷档案室的案卷归档管理工作。

第二十二条  已归档的行政执法案卷,任何人不得擅自抽取、涂改、增删、污损卷内的文书等材料。

第二十三条  行政执法案卷专职或兼职档案员应编排组合年度各卷宗封面内容,制作行政执法机关年度行政执法案卷卷宗目录。年度行政执法案卷卷宗目录应包括目录号、案号、案件名称、立案日期、结案日期、保管期限、归档号等。

第二十四条  行政执法机关应按照国家档案管理的有关规定做好行政执法案卷的保管、保密、移交和到期销毁等工作。

第二十五条  行政执法案卷专职或兼职档案员异动,应做好行政执法案卷档案资料的清点工作,并办理移交手续。

第四章  档案利用

第二十六条  行政执法案卷是行政执法机关履行行政执法职能的过程性信息,不予公开。法律、法规、规章规定应当公开的,从其规定。

第二十七条  依照有关规定需要借阅行政执法案卷的,经行政执法机关法制部门同意,办理借阅手续。

严格控制借调案卷。依照有关规定确需借调行政执法案卷的,经行政执法机关法制部门同意后,还应报请行政执法机关主要负责人批准。借调时应明确归还时间,借调时间一般不超过30日。

第二十八条  行政执法案卷专职或兼职档案员要做好行政执法案卷借阅、借调的登记工作,记录案卷借阅、借调批准人和借阅借调时间、内容,以及借阅、借调人的身份信息和工作单位。借阅过程中如存在被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况,档案员有权立即终止借阅案卷并予以收回。发现问题,应及时报告并记录。

第二十九条  行政执法案卷借阅人只能在指定地点查阅,可对案卷内的材料摘抄或复制。行政执法案卷专职或兼职档案员应对借阅人摘抄、复制材料进行监督。摘抄、复制内容与原件不符的,应拒绝签章。

第三十条  行政执法案卷档案管理应严格执行案卷借阅、借调规定,严格遵守保密制度,不得违反规定提供案卷档案或扩大案卷档案利用范围,不得向他人泄露案卷档案内容。

第五章  附则

第三十一条  行政执法案卷采用电子化管理的,可参照本规定的要求实施。

电子化管理行政执法案卷的应当分类编号并备份保存;出具的相关文书应当编号归档;与行政执法有关的证据、证物应当登记造册、妥善保存。

电子化管理行政执法案卷材料应具备纸质还原的能力,音像、视频资料可直接复制。还原的纸质案卷应当按照本规定的要求整理、立卷、装订。

行政执法机关应当确保电子化管理行政执法案卷的存储设备专管、专用,不得作其他用途。

第三十二条  违反本规定,造成严重后果的,依法依规追究相关责任人责任。

第三十三条  法律、法规、规章及其他规范性文件对本规定所列内容另有规定的,从其规定。

第三十四条  本规定自发布之日起施行,由湖南省住房和城乡建设厅负责解释。