市直相关单位：

为切实做好我市政府职能转变和机构改革中的档案管理工作，确保机构改革中档案的完整与安全，根据汨发[2016]3号文件精神，现就机构改革中档案管理的有关事项通知如下：

  一、要高度重视机构改革中的档案管理工作

这次机构改革以职能转变为核心，涉及面广，单位多，这些档案是单位历史活动和过程的真实记录，是备以查考的历史依据和真实凭证，是不可再生的宝贵资源，是国家档案资源的重要组成部分。各级各单位要高度重视这次机构改革中档案管理和处置工作，将档案管理和处置工作纳入机构改革工作的总体部署，科学制定档案管理和处置工作方案。属于“撤、并、转”的单位，要明确专门的机构和人员负责档案的处置，要按照相关规定做好档案的整理与移交工作，任何单位和个人都不得私自带走、留存、涂改、转移，档案处置不到位的，机构和人员不能散；丢失和销毁档案，按《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》追究有关单位和个人的责任。新组建的单位要及时明确档案管理机构和档案管理人员，建立健全档案管理工作制度，有序地开展档案工作。重新编制好本单位文件材料归档范围和保管期限表，并按有关规定报市档案局审查同意后执行。

  二、要明确机构改革单位档案的归属与流向

依据国家档案法律法规，机构改革单位档案的处置要以维护单位历史真实性和完整性为原则，各单位在原机构变动前形成的全部档案（除在职人员和离退休人员的人事档案以外）为一个整体，不得分散。其归属和流向按以下规定执行：

（一）撤销、不再保留的机构，其全部档案由原单位直接向市档案馆移交。

（二）原机构已撤销，其职能整体并入其它机构且在其它机构仍加挂原机构牌子或对外继续使用原机构名称的单位，已设立全宗号的单位档案由原单位直接向市档案馆移交。未设立全宗号的单位档案原则上交原主管部门档案室。

（三）机构保留，但职能与业务范围部分发生变动或者规格降低，但仍构成独立立档单位的，档案仍由原单位保管，原全宗号继续保留，原有档案不得随职能调整而调整，保持档案的完整性。

（四）机构改革后机构名称变更、职能改变或者规格降低，且原单位未独立建档的，机构改革后仍不需要独立建档的，文件材料交新主管部门档案室集中统一管理。

（五）由两个或两个以上的机构合并组建为一个新的机构的，其全部档案由原单位或者新组建的单位按原机构全宗直接向市档案馆移交，不得分散。新机构形成的档案另立全宗进行管理。

（六）新组建的独立机构和隶属关系发生变化的机构，自组建或隶属关系发生变化之后独立管理好档案，由市档案馆安排档案全宗号。

三、切实做好机构改革中的档案移交工作

凡涉及机构改革的单位，都要按照档案归属与流向的规定，做好档案的移交工作。移交的档案必须符合《汨罗市档案馆档案接收进馆标准》文件的要求。

（一）移交内容。这次机构改革中凡属于向市档案馆移交档案的单位，其移交的档案是指原机构存续时保管与形成的和及机构改革过程中形成的全部档案资料，保管期限包括永久和长期；档案种类包括文书档案、基建和科研等各种科技档案、会计档案、专业档案、死亡人员的人事档案、公务礼品档案、照片和印章等特殊载体档案等，载体类型包括纸质载体及其对应的电子版本。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、大事记等。各单位划定为短期保管的各类档案，原则上在机构改革中暂不作销毁处置。

（二）整理要求。各移交单位要按有关标准对应移交全部档案进行系统整理、编目，不得分散，编制好移交清册，连同到期档案的电子版目录一并向市档案馆移交。各类档案的整理规范及检索工具编制要求如下：

1、文书档案的整理，2000年以前的档案按照《文书档案案卷格式》以卷为单位进行整理。2001年以后的档案按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）以件为单位进行整理。

2、科技档案的整理，符合《科技档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）的要求。

3、专业档案的整理，不同的专业档案要符合相关专业档案整理规范的要求，如会计档案符合《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）和《会计档案案卷格式》（DA/39-2008）的要求。

4、公务礼品档案的整理，符合《湖南省公务礼品档案管理规定（试行）》（湘档发[2011]16号）的要求。

5、特殊载体档案的整理，不同的特殊载体档案要符合各自的整理规范要求。如印章档案符合《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）的要求，照片档案符合《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求，电子档案符合《电子档案移交与接收办法》（湘档发[2012]7号）的要求。

6、检索工具的种类和要求。移交档案时，必须移交相应的纸质目录一式三份、电子版目录一份及全宗介绍。电子版目录须为从档案管理系统中导出的目录数据。有条件的单位可完成档案全文数字化，同步移交档案全文数据。各单位须按照《全宗指南编制规范》（DA/T14-94）编写该单位的全宗介绍。

7、编研资料。移交档案时，同时移交本单位的组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等有关材料。

（三）移交时间。凡涉及机构改革的单位，要认真按照《中华人民共和国档案法》等法律法规及本通知的规定，年内完成档案工作的移交，具体移交时间另行通知。如有不移交或造成档案遗失、损毁现象，将根据《档案法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》，严肃追究有关人员和领导的法律责任。

联 系 人：贺  萍  任庆丰  李意专

楚彬林  邹细延  胡咏梅

联系电话：5222273

                             汨罗市档案局

                             汨罗市编制委员会办公室

2016年3月22日

附件：

1、汨罗市机构改革档案归属与流向单位名单

2、市档案馆重新安排全宗号单位

附件1：

汨罗市机构改革档案归属与流向单位名单

一、市直机构撤销不再保留，在机构改革完成后向市档案馆移交全部档案的单位：市卫生局、市人口和计划生局、市委农村工作部（市政府农村工作办公室）、市农业局、市商务局、市粮食局、市招商局、市物价局、市教育局、市政府金融工作办公室、市旅游局、市文化广电新闻出版局、市工商局、市食品药品监督管理局、市质量技术监督局、市血防办、市生态能源局、市爱卫办。

二、机构改革后职能有变化或者规格降低，但仍够成独立立档单位，原全宗号不变的单位：市规划局、市房地产管理局、市畜牧水产局、市农业机械管理局、市经管局。

三、乡镇机构撤销不再保留，在机构改革完成后向市档案局移交全部档案的单位：白塘乡、磊石乡、原三江镇、智峰乡、八景乡、原大荆镇、古仑乡、红花乡、黄市乡、天井乡、范家园镇、范家园茶叶示范场、原桃林寺镇、火天乡、新塘乡、城关城郊乡、黄柏镇、沙溪镇。