汨罗市档案局责任清单

一、部门职责

序号	主要职责	具体工作事项	备注
1	对全市档案事业实行统筹规划	按照党和国家的政策法规，结合汨罗实际，研究制订全市档案事业发展的中长期规划和年度计划
2	对全市档案事业进行宏观管理	贯彻执行党和国家的政策法规、档案业务规范与技术标准；对全市档案业务工作进行行政执法监督、组织协调、指导检查与考核
3	统一管理和接收全市重要档案 推进档案管理规范化建设	集中统一保管市直机关、事业单位重要档案材料 组织开展有价值档案的接收、抢救工作，维护档案的完整，确保档案材料的安全；推进档案管理的规范化、科学化和现代化建设
4	负责全市档案馆（室）布局审核，指导各单位档案业务工作	负责全市档案馆网点建设的布局、登记、审核、协调、指导各类档案室的档案接收、保管、开放、保密与利用工作
5	组织全市档案宣传教育工作，开展档案业务培训	组织开展全市性的档案宣传、教育、科研活动；负责全市档案法律法规的宣传普及和对外交流；负责档案专业培训和专业科技报务；会同有关部门承办全市档案专业技术职务评审的有关工作；负责承办市档案学会日常工作
6	负责档案开展发利用工作，开展档案馆爱国主义教育基地建设和档案信息化建设	负责档案信息资源开支、利用、统计年报工作；开展档案史料研究、收集、整理编发或出版有关档案材料；负责爱国主义教育基地建设与管理；推进档案信息化建设，向公众网上发布档案信息
7	做好其他工作	完成市委、市政府和省、岳阳市档案局交办的其他事项

 

二、汨罗市档案局与相关部门的职责边界

无

三、汨罗市档案局事中事后监督制度

 

（一）规范行政处罚裁量权

依据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《湖南省档案管理条例》、《湖南省行政程序规定》、《湖南省规范行政裁量权办法》和《湖南省档案行政处罚裁量权基准》等法律法规和规范的规定，结合全市档案工作实际，制定《汨罗市档案行政处罚裁量权基准》。

一、主要内容

对法律、法规和规章中规定的违法行为的种类、情节、性质和社会危害程度，以及从轻、减轻、从重处罚等情形进行细化，并归纳、分类；对法律、法规、规章规定可以选择或并用行政处罚种类的，根据违法行为的事实、情节、性质、社会危害程度和违法当事人主观过错、消除违法行为后果或影响等因素，确定适用该行政处罚种类的具体标准及单处、并处的行政处罚的标准；对法律、法规、规章规定行政处罚有自由裁量幅度的，根据上述因素，细化具体的行政处罚幅度；对法律、法规、规章没有规定行政处罚罚款的裁量阶次和幅度的，可以按照比例原则匡算出相对科学、合理的裁量阶次和罚款幅度，但均不得超过法定罚款限度。

二、标准规范

《岳阳市档案行政处罚裁量权基准》作为全市档案系统行政处罚裁量的标准规范。

三、有关措施

（一）市档案局在岳阳市档案局公布的标准规范内，结合本地实际，细化、量化行政处罚裁量权的具体标准，并组织实施。

（三）建立健全公开信息、说明理由等程序规定和执法投诉、案卷评查、教育培训、案例指导等配套制度。

（二）档案安全监管

档案安全监管是档案行政管理部门的重要职责，包含档案实体安全和信息安全。为切实改变“重指导、轻监管”局面，特制定如下监管措施。

一、监督检查对象

本市行政区域内的机关团体、企事业单位的档案和档案工作。

二、监督检查内容

单位档案管理情况是否符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及相关法律法规、技术标准、规范性文件中有关档案安全规定。

三、监督检查方式

（一）针对档案形成与保管单位开展日常执法检查

（二）针对公众关注度高、安全隐患大的档案领域组织专项检查

（三）抽取10%的单位开展现场检查

（四）根据投诉举报，开展执法检查

四、监督检查程序

（一）市档案局对档案形成与保管单位实施日常检查，日常检查分为定期和不定期巡查、回访。巡查每年不少于1次。

市档案局采取听取汇报、查阅资料、核查现场、安全测评等方式，对单位实施监督检查。对档案形成与保管单位进行监督检查时，必须由2名以上档案行政执法人员参加，并出示有效证件，对监督检查的情况和处理结果予以记录、归档。

档案形成与保管单位应当指定有关人员配合监督检查工作，如实提供有关资料，回答相关问询，协助检查工作和安全测评。

（二）专项检查可由市档案局自行组织开展，也可由上级档案行政管理部门统一组织实施。

市档案局对单位在监督检查中存在问题应按相关法律、法规规定及时进行处理。

（三）档案形成与保管单位应当每年度向市档案局提交自查报告。

市档案局对单位的自查报告进行实地抽查时，被抽查的单位数控制在总数的10%以内。

（四）市档案局适时开展抽查，发现不符合安全保管条件的档案形成与保管单位，会同相关部门予以查处。

（五）列入档案登记备份名册的单位，每年9月30日前向所在地档案部门提交上年度《档案工作情况报告》（等同档案工作自查报告），说明档案保存情况、档案数据库运行维护情况，并对年度工作自查报告的真实性负责。

单位应当参加市档案局和上级档案行政管理部门组织的档案安全评价，积极配合档案行政管理部门组织的监督检查。

（六）市档案局依据各单位档案安全评价、监督检查情况进行年度考核，并于次年1月底前汇总考核情况，在一定范围进行全市档案安全通报或发布预警、警示信息。

五、监督检查措施及处理

（一）市档案局加强在档案收集、整理、保管、利用等环节的事中监管，加大档案管理的过程性监管力度，发现问题必须立即整改，情节严重的要按照有关法律法规进行处罚。

（二）市档案局不定期进行档案信息安全后续监管督查，加强信息安全等级评定事后监管。市档案局不定期对本行政区档案馆（室）档案信息安全后续监管工作进行抽查，抽查情况以通报形式予以公布。

（三）单位未定期提交自查报告的，档案部门责令限期改正，逾期未改正的，依据档案登记备份规章等规定，建议任免机关对责任人予以处分。

（四）档案行政管理部门对单位在监督检查中存在问题按相关法律、法规规定及时进行处理。

（三）电子档案监管

电子档案是归档的电子文件，其有易丢失、易篡改、难保存等特点。为了加强电子档案管理工作，预防档案信息安全事故，保障本市档案信息和网络安全，落实电子档案监管责任，特制定如下监管制度。

一、监督检查对象

本市行政区域内的机关团体、企事业单位电子档案和电子档案工作。

二、监督检查内容

单位的形成、保管、利用、移交电子档案行为是否符合《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》、《电子档案移交与接收办法》及相关电子档案安全技术规范的有关规定。主要检查下列事项：

（一）是否建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记,保证电子文件（电子档案）的产生、处理过程符合规范。

（二）是否采取可靠的安全防护技术措施，保证电子档案的真实性。

（三）是否建立电子档案完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

（四）是否建立电子档案有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

（五）电子档案的处理和保存是否符合国家安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

（六）其他法律、法规规定的监督检查事项。

三、监督检查方式

（一）全面检查

由市档案局制定计划并组织实施，每年检查数量不得少于本市辖区单位总数的15%-25%，重点针对群众举报投诉或者存在安全隐患的单位。单位的全面检查由市档案局制定计划、组织实施。每年抽查比例为辖区单位的6-10%。同时，根据重点监控单位范围，各地确定辖区内5%左右的部门为重点监控单位，完成每年现场检查一次等要求。

（二）专项检查

市档案局应针对重大隐患问题、网络安全重点领域、上级交办事项等开展专项监督检查。市区内重大、疑难、复杂问题及时向岳阳市档案局报告，或由岳阳市档案局组织力量查处。

（三）按照属地管理原则，市档案局根据群众投诉举报与其他部门移送开展检查。

（四）日常监督检查

市档案局日常进行抽查、监督检查等。

四、监督检查程序

市档案局在实施安全监督检查时，应当有二名以上档案行政执法人员参加，并出示有效的行政执法证件。

市档案局对辖区内单位实施监督检查，应当对每次监督检查的内容、发现的问题及处理情况作出记录，并由参加监督检查的行政执法人员和被检查单位的有关负责人签字后归档。被检查单位的有关负责人拒绝签字的，行政执法人员应当将情况记录在案。

市档案局在依法履行监督检查职责时，可以行使下列职权：

（一）进入现场进行检查，向单位和信息中心的负责人和其他有关人员调查、了解有关情况。

（二）根据举报或者取得的涉嫌违法证据，查阅、复制电子档案“收、管、用”、信息系统运行以及其他有关资料。

（三）对有证据表明不符合安全技术规范要求或者存在严重事故隐患的电子档案管理系统予以查封、扣押。

（四）对不按规范进行保管的电子档案，物理实体实施查封、扣押。

（五）对违反档案法律规定的行为作出行政处罚决定或行政处分建议。

五、监督检查措施

市档案局在依法履行职责过程中，发现违反《中华人民共和国档案法》、《档案法实施办法》和相关安全技术规范要求的行为或者电子档案管理存在安全隐患时，应当以书面形式发出档案监督检查执法通知书，责令有关单位及时采取措施予以改正或者消除安全隐患。紧急情况下要求有关单位采取紧急处置措施的，应当随后补发执法通知书。

市档案局在依法履行职责过程中，发现重大违法行为或者电子档案管理存在严重安全隐患时，应当责令有关单位立即停止违法行为、采取措施消除安全隐患，并及时向同级信息和网络安全主管部门和上级档案部门报告。

对违法行为、严重安全隐患的处理需要当地人民政府和有关部门的支持、配合时，档案行政管理部门应当报告当地人民政府，并通知其他有关部门。有关责任单位应当采取必要措施，及时予以处理。

六、监督检查处理

（一）责令改正。

（二）建议处分。

（四）对属地管理的行政执法职权的监督检查

为切实做好对属地管理的行政执法职权的监管工作，特制定以下制度。

一、监督检查对象

依法行使属地管理事项职权即从事行政执法活动的档案行政管理部门及其工作人员。

本制度所称的行政执法活动，包括行政处罚、行政强制、行政调解以及法律、法规、规章规定的其他行政执法活动。

二、监督检查内容

（一）行政执法主体的合法性

（二）具体行政行为的合法性和适当性

（三）规范性文件的合法性

（四）行政执法监督制度建立健全情况

（五）法律、法规、规章的施行情况

（六）涉及行政复议、行政诉讼、行政赔偿、向司法机关移送案件等有关情况

（七）其他需要监督检查的事项

三、监督检查方式及程序

（一）行政执法监督检查可以采取自查、互查、抽查的方式进行，或者以上几种方式结合进行。

（二）市档案局根据上级机关部署或者根据需要，组织开展所辖区域执法监督检查工作。

（三）执行监督检查的部门有权调阅有关行政执法案卷和文件材料、实施现场检查。受查单位及其有关人员应当予以协助和配合，如实反映情况，提供有关资料，不得隐瞒、阻挠或者拒绝行政执法监督检查。

（四）监督检查工作结束后，执行监督检查的部门应对行政执法监督检查情况进行总结，对存在的普遍性、倾向性问题提出整改意见，通报受查单位检查纠正，受查单位应当报告检查纠正情况。

（五）市档案局根据反映以及公民、法人或者其他组织的申诉、检举、控告或者根据人大、政协、司法机关等部门的建议，对有关行使属地管理事项职权即行政执法行为组织调查。行政执法行为的调查结果应及时反馈有关申诉、检举、控告、建议单位或者个人。

四、监督检查措施

市档案局在行使属地管理事项职权即行政执法过程中有下列情形之一的，岳阳市档案局可以责令纠正或者撤销。

（一）行政执法主体不合法的。

（二）行政执法程序违法或者不当的。

（三）具体行政行为违法或者不当的。

（四）规范性文件不合法的。

（五）工作人员不履行法定职责的。

（六）其他应当纠正的违法行为。

建议纠正或者撤销前款所列情形，应当制作《执法监督通知（决定）书》，《执法监督通知（决定）书》应当载明以下内容：

（一）被检查的档案局的名称。

（二）认定的事实和理由。

（三）处理的决定和依据。

（四）执行处理决定的方式和期限。

（五）执行检查的机构名称和做出《执法监督通知（决定）书》的日期，并加盖印章。

接到《执法监督通知（决定）书》的单位，应在限定期限内按要求做出纠正，并书面向发出《执法监督通知（决定）书》的机构报告执行结果。被检查的单位对《执法监督通知（决定）书》决定不服的，可以在收到《执法监督通知（决定）书》之日起10日内向发出《执法监督通知（决定）书》的机构申请复查。发出《执法监督通知（决定）书》的机构应当自接到复查申请之日起15日内做出复查决定。对复查后做出的决定，被检查的单位应当执行。

五、监督检查处理

行使档案属地管理事项职权即行政执法机关及其工作人员在行政执法活动中，有下列不履行法定职责或不正确履行法定职责的情形，造成危害后果或者不良影响的，应当追究行政执法过错责任：

（一）违反法律、法规、规章规定实施行政检查的。

（二）超过法定权限或者委托权限实施行政行为的。

（三）违反规定跨辖区实施行政执法行为的。

（四）违反规定抽取、保管或者处理证物造成不良后果的。

（五）在办案过程中，为违法嫌疑人通风报信，泄露案情，致使违法行为未受处理或者给办案造成困难的。

（六）违反规定采取封存、查封、扣押等行政强制措施的。

（七）擅自解除被依法封存、查封、扣押等行政强制措施。

（八）隐匿、私分、变卖、调换、损坏被封存、查封、扣押的财物的。

（九）无法定依据、违反法定程序或者超过法定种类、幅度实施行政处罚的。

（十）拒绝或者拖延履行法定职责，无故刁难行政相对人的。

（十一）未按罚缴分离的原则或者行政处罚决定规定的数额收缴罚款的，对罚没款、罚没物品违法予以处理的，违反国家有关规定征收财物、收取费用的。

（十二）以收取鉴定费等方式代替行政处罚的。

（十三）依法应当移交司法机关追究刑事责任，不予移交或者以行政处罚代替的。

（十四）泄露行政相对人的商业秘密给行政相对人造成损失的。

（十五）阻碍行政相对人行使申诉、听证、复议、诉讼和其他合法权利，情节恶劣，造成严重后果的。

（十六）因办案人员的主观过错导致案件主要违法事实认定错误，被人民法院、复议机关撤销或者部分撤销具体行政行为的。

（十七）无正当理由拒不执行或者错误执行发生法律效力的行政判决、裁定、复议决定和其他纠正违法行为的决定、命令的。

（十八）违反法律、法规规定向社会推荐档案用品生产商或服务商的产品、服务或者以监制、监销等方式参与档案产品、服务生产经营活动的。

（十九）滥用职权，阻挠、干预查处或者包庇、放纵生产、销售假冒伪劣档案用品行为或干扰查处档案中介机构违法违规行为，造成严重后果的。

（二十）违反法律法规规定，实施行政许可的。

（二十一）对于需要按照规定上报或者通报的事项，没有及时上报或者通报的。

（二十二）依照法律、法规和规章规定应承担行政执法过错责任的其他行为。

追究行政执法过错责任，根据违法事实和情节轻重，由有权机关依据相关规定，采取以下方式依法予以处理：

（一）责令书面检查。

（二）通报批评。

（三）暂扣或者吊销行政执法证件或者调离行政执法工作岗位。

（四）警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。

（五）因故意或者重大过失的行政执法过错引起行政赔偿的，承担全部或者部分赔偿责任。

（六）涉嫌犯罪的，移送司法机关处理。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

四、汨罗市档案局公共服务事项

 

序号	服务事项	主要内容	承办 机构	联系电话
1	公布档案公共信息和政府公开文件	根据上级精神，及时公开档案公共信息，成立政府文件公开中心，服务人民群众和汨罗中心工作。	市档 案馆	0730－ 5222273
2	提供档案证明	根据群众和各单位不同的档案需求，免费提供原始档案复印件证明材料，发挥档案原始凭证作用。	市档 案馆	0730－ 5222273
3	进行档案业务指导	负责全市档案馆(室)布局审核；指导各类档案馆(室)档案的接收、保管、开放、保密和利用工作。	档案局 业务股 法规股	0730－ 5222273
4	开展档案宣传教育工作	组织开展全市性档案宣传、教育、科研活动；负责全市档案法律法规的宣传普及和对外交流；负责档案专业培训和专业科技服务；会同有关部门承办全市档案专业技术职务评审的有关工作；负责承办市档案学会日常工作。	业务股 法规股 办公室	0730－ 5222273
5	开展依法治档	根据《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法规，查处各类档案违法违纪行为，保障群众利益。	业务股 法规股	0730－ 5222273
6	开展档案开发利用工作	利用馆藏档案举行档案图片展览，编辑汨罗历史文化书籍，加快档案信息化建设，发挥档案馆爱国主义教育基地作用。	市档 案馆	0730－ 5222273