一、制定目的及实施背景
汨罗抽水蓄能电站建设征地和移民安置项目涉及移民档案数量多、类型多，档案管理涉及多部门协调工作强度高，为规范湖南汨罗玉池抽水蓄能电站移民安置档案管理工作，由市水利局和市档案局根据国家、省、市有关法律、法规规定起草，经市司法局法制审核，并报市人民政府批准同意后联合发文，于2024年7月16日正式出台了《湖南汨罗玉池抽水蓄能电站移民安置档案管理办法》。
二、制定依据
（一）《中华人民共和国档案法》
第十三条 直接形成的对国家和社会具有保存价值的下列材料，应当纳入归档范围：
（一）反映机关、团体组织沿革和主要职能活动的；
（二）反映国有企业事业单位主要研发、建设、生产、经营和服务活动，以及维护国有企业事业单位权益和职工权益的；
（三）反映基层群众性自治组织城乡社区治理、服务活动的；
（四）反映历史上各时期国家治理活动、经济科技发展、社会历史面貌、文化习俗、生态环境的；
（五）法律、行政法规规定应当归档的。
非国有企业、社会服务机构等单位依照前款第二项所列范围保存本单位相关材料。
第十四条 应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十九条 档案馆以及机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房和必要的设施、设备，确保档案的安全；采用先进技术，实现档案管理的现代化。
档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。
（二）《水利水电工程移民档案管理办法》（档发〔2012〕4号）
第三条 本办法所称的移民档案是指在水利水电工程移民工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录，是反映移民工作过程的重要凭证。
第七条 移民档案工作实行“统一领导、分级管理、县为基础、项目法人参与”的管理体制。
第十四条 各级档案行政管理部门和移民管理机构应组织开展移民档案人员的业务培训，并适时组织移民档案工作交流。
第十七条 移民档案形成单位（部门）是归档工作的直接责任人，应具体负责将各类应归档文件材料进行全面收集、系统整理，并按规定向移民管理机构档案部门和项目法人档 案部门归档或移交。 任何部门、单位和个人均不得以任何借口将应归档文件材料据为己有或拒绝按时归档、移交。
（三）《湖南省大中型水库移民安置档案管理办法》（湘移发〔2015〕15号）
第三条 移民安置档案是指水库建设移民安置前期工作、实施工作和验收工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
移民安置档案是查证移民安置管理、工程项目维护以及移民合法权益保障有关事项的基本依据。
第四条 移民安置档案管理作为移民安置工作的重要组成部分,须与移民安置工作同部署、同实施、同检查、同验收。
第六条 移民安置档案管理工作实行“统一领导、分级管理、县为基础、水库建设项目法人（以下简称项目法人）参与”的原则。
第十条 全省移民安置档案实行统一编码，各级移民主管部门的移民安置档案均应标识为HNYM，以水库为单位建档，分项整理立卷。移民安置档案包括移民安置文书档案、移民安置规划设计档案、移民安置分户档案、移民安置工程项目建设档案、建设征地补偿和移民安置资金（以下简称淹没补偿费）会计档案，以及非纸质文件资料等。
第十一条 移民安置文书档案是指相关行政主管部门和有关单位在贯彻和制定移民安置政策、组织实施移民安置工作中形成的管理性文件资料。移民安置文书档案由各级移民主管部门和有关部门、单位按照各自职责和《机关档案工作业务建设规范》（国档发〔1987〕27号）要求，进行立卷归档。其立卷分类如下：
（一） 依据有关法规政策和经审定的移民安置规划设计文件制定的移民安置工作政策标准、管理制度等；
（二） 移民安置规划设计成果的论证、审查（审核）、审批（核准）意见等；
（三） 移民安置工作的有关协议、项目资金年度计划、工作总结、会议记录（纪要）、工作简报等；
（四） 移民安置工作的有关通知、请示、报告等；
（五） 移民安置工作稽察形成的有关文字资料；
（六） 淹没补偿费拨付、使用管理和审计等工作形成的文字资料。
第十二条 移民安置规划设计成果档案是指规划设计单位在移民安置工作中形成的各种专业技术资料。其立卷归档工作依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的规定进行。其立卷分类如下：
（一）建设征地移民实物调查细则及工作大纲、实物调查报告；
（二）移民安置规划大纲、移民安置规划、移民安置规划调整报告；
（三）建设征地区地类地形图及界桩测设成果；
（四）地质勘察设计成果和资料。
第十三条 移民安置户档案是指水库建设对农村移民、城集镇移民和行政、企事业单位进行实物指标调查、补偿补助和生产生活安置等过程中形成的文本和音像资料。
移民安置户的档案应当依据实物指标调查成果和移民户财产补偿补助兑付情况，按户整理立卷。其立卷分类如下：
（一）实物指标调查签名确认凭证；
（二）移民搬迁安置协议、生产安置协议、补偿户卡和销号凭据；
（三）移民安置前后的房屋产权、土地和山林使用权证等证明性材料、移民安置前后的住房图片；
（四）移民家庭成员的相关资料等。
第十四条 移民安置工程项目建设档案是指水库建设淹没影响需对农村移民生产开发、移民集中安置点基础设施建设、城集镇基础设施建设、移民专业项目复改建、库区防护工程建设等项目建设过程中形成的文字资料。移民安置工程项目建设档案由项目建设单位按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）和相关行业的有关规定进行立卷归档。其立卷分类如下：
（一）单项移民工程项目设计文件及变更设计文件和批复文件等资料；
（二）招投标文件及有关协议等资料；
（三）竣工决算审计和验收等相关资料。
第十六条 移民安置过程中形成的非纸质文件资料，包括移民安置工作中形成的声像、实物档案和电子档案。
声像和实物档案按接收的顺序排列、编号，编制单位提供的目录及所附文字说明应一并归档。有关移民户的淹没实物和反映其搬迁安置前后的生产、生活状况的影像资料应归入其分户档案。
照片资料按《照片档案管理规范》（GB／T11821—2002）整理。
电子档案应按《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）的有关规定整理，存入光盘、磁盘等载体中保存。有纸质档案的电子文档应标注纸质档案所保存的位置。
声像、电子档案由各形成单位收集、整理和保管，其中电子档案要制作备份后，向地方国家综合档案馆移交。实物档案经办人应在获得实物后三个月内向本单位移交。
第十七条 移民安置档案收集整理和分类归档工作应维护档案资料原貌，保持档案资料之间的有机联系和成套性特点，以便于保管和利用。
第十八条 移民安置工作的文件资料归档，应当完整、准确、真实。档案封面及目录应书写工整，严禁使用圆珠笔、红墨水、铅笔书写或签署文件。所用载体材料应质量优良、经久耐用。
第十九条 归档的纸质文件资料应为原件，且字迹工整、印制清晰、签章完备、日期等标识完整。无法获取原件用复制件归档的，应标明所保存原件的单位名称。以上文档同步制成电子文档的，其载有原件档案收藏单位印章标记或者其法定代表人签名的档案复制件，具有与档案原件同等效力。
第二十条 移民安置档案验收是移民安置工作验收的重要内容。移民安置竣工验收应对移民安置档案验收内容作出相应安排。移民安置档案验收的意见和结论（见附件1）须见诸于移民安置竣工验收的自验、初验和终验报告之中。
移民安置档案验收不合格的，不得通过移民安置竣工验收。
第二十一条 规划设计、移民安置综合监理（以下简称综合监理）、移民安置监测评估（以下简称监测评估）等单位产生的档案资料，由各自单位负责在移民安置档案验收前完成归档工作，并纳入验收范围。
移民安置档案通过验收后三个月内，规划设计、综合监理、监测评估等单位应将各自负责的移民安置档案按规定全部移交给县（市、区）移民主管部门和项目法人，交接双方应认真履行交接手续。
第二十二条 移民安置档案属于国家所有。移民安置档案应按以下要求分别移交有管理权限的档案管理机构。
（一）有移民安置任务的乡（镇）人民政府形成和接收的移民安置档案，应自移民安置任务完成后三个月内移交县（市、区）移民主管部门；
（二）市（州）、县（市、区）移民主管部门形成和接收的移民安置档案，应自档案形成之日起满十年即移交同级国家综合档案馆；
（三）省水库移民开发管理局（以下简称省移民局）形成和接收的移民安置档案，应自档案形成之日起满十五年即移交省级国家综合档案馆。
第二十三条 移民安置档案移交时，交接双方经手人、负责人应认真核对目录与实物，并在交接清单上签名、加盖单位公章。
第二十五条 移民安置档案按有关规定提供查询。查阅人须填写查阅登记表。查阅人一般不得将资料原件带出档案室（馆）。特殊情况需要外借的，须经主管领导签字同意，并办理登记手续，所借阅的档案资料须在3个工作日内归还。确需延期借阅的，须办理续借手续。
第二十六条 移民安置档案利用人对所查询、借阅、复制的档案负有安全、保密责任，不得泄漏、污损、涂改、勾画、拆散、抽换、遗失档案，严禁将档案资料擅自带出保管地点或转借他人。
第二十七条 移民安置档案的保管期限分为永久、30年、10年。档案资料保管期限的具体界定，依据档发〔2012〕4号文件规定及本办法《大中型水库移民安置归档范围与保管期限对照表》（见附件2）所列明细确定。
第二十八条 移民安置档案保管单位应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。档案鉴定应在本单位综合部门负责人的主持下，由同级档案行政管理部门工作人员和本单位专（兼）职人员组成鉴定小组共同进行，并提出鉴定报告。确无保存价值的档案应登记造册，经分管领导批准后销毁。销毁档案，应到国家指定场所进行监销，并由2名监销人员在销毁清册上签字。销毁清册应归入本单位文书档案永久保存。未经鉴定和批准程序，不得擅自销毁任何档案。
三、适用范围
自2024年7月16日通知发布之日起施行，适用于湖南汨罗玉池抽水蓄能电站建设征地和移民安置项目，有效期十年。
四、主要内容
（一）管理与职责
1.汨罗抽水蓄能电站建设协调指挥部（以下简称项目指挥部）下设湖南汨罗玉池抽水蓄能移民安置档案工作组，负责统筹推进移民安置档案管理工作。
2.川山坪人民政府要安排专人负责移民安置档案工作，并提高移民安置电子档案与纸质档案同步管理的水平，实现档案管理的现代化。
（二）分类与归档
1.移民安置档案主要包括移民安置文书档案、规划设计档案、移民安置户档案、移民安置建设工程项目档案、移民安置资金财务档案，以及非纸质文件资料等。
2.移民工作文件资料的归档，应当齐全、完整、准确、真实。档案装具符合国家标准要求，档案盒封面、脊背及目录按照统一标准打印，严禁使用圆珠笔、红墨水、铅笔书写或签署文件。
3.归档的纸质文件资料应为原件，且字迹工整、印制清晰、签章完备、日期等标识完整。无法获取原件用复制件归档的，应标明所保存原件的单位名称。以上文档同步制成电子文档，载有原件档案收藏单位印章标记或者其法定代表人签名的档案复制件，具有与档案原件同等效力。
（三）档案验收与移交
1.移民安置档案验收是大中型水库移民安置验收的重要组成部分。移民安置竣工验收应对移民安置验收内容做出相应安排。移民安置档案验收的主要意见和结论应写入移民安置验收报告。
移民安置档案验收不合格的，不得通过移民安置竣工验收。
2.设计、监理、监督评估等单位产生的档案资料，由产生单位在移民安置档案验收前完成归档工作，并纳入验收范围。在移民安置档案通过验收后三个月内，设计、监理、监督评估等单位应将各自负责的档案资料全部移交给档案工作组和项目法人，交接各方应认真履行交接手续。
3.移民安置档案属于国家所有。
4.移民安置档案移交时，交接双方应办理交接手续，认真核对目录与实物后，双方经手人、负责人在交接清单上签字，并加盖单位公章。
（四）档案的利用与保管
1.移民安置档案按有关规定提供查询。查阅时须填写查阅登记表，办理查阅手续；原件原则上不能借出档案室，特殊情况须经主管领导签字同意、办理登记手续后方可借出。所借档案须在3个工作日内归还。确需延期借阅的，须办理续借手续。
2.移民安置档案利用人对所查借阅、复制的档案负有安全、保密责任，不得遗失、泄漏、污损、涂改、勾画、拆散、抽换档案，严禁转借或将档案擅自带出单位。否则，依据《中华人民共和国档案法》的有关规定对相关责任人进行处理。
3.移民安置档案的保管期限分为永久、30年、10年。档案资料保管期限的具体界定，按《水利水电工程移民档案管理办法》（档发〔2012〕4号）所列明细确定。
4.移民安置档案保管单位应定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位综合部门负责人的主持下，由汨罗市档案局和相关部门组成鉴定小组共同进行，并提出鉴定报告，对确无保存价值的档案登记造册，经分管领导批准后销毁。未经鉴定和批准，不得私自销毁任何档案。销毁档案，应到指定场所进行监销，并由2名监销人员在销毁清册上签字。销毁清册应归档保存。